【社員旅行】幹事になったら何をする？

前回、団体旅行研究所として、何を研究してるのか、何をもって研究所なのかを簡単に紹介しました。

研究所なんて大げさな、と思われる方も多いでしょう。

でも団体での旅行は決めることややるべきことが非常に多岐にわたるため、団体旅行をあまり経験したことのない人は何が必要なのか、気づくことも難しい部分があります。

仮に、あなたが社員旅行幹事になった場合、いつ、何をすべきでしょうか？

簡単にまとめてみました、

●半年から3ヶ月前までにやること：

   ① 目的を決める： 社員旅行の目的を具体的に定義し、従業員同士の交流やリフレッシュ、人材育成・研修などを考慮して旅程を計画する。

    ②アンケートを行う： 従業員に対して社員旅行の行き先や日程に関するアンケートを行い、参加者の意見を反映させる。

    ③日程を決める： アンケート結果と業務の繁忙時期を考慮して具体的な旅行日程を決定する。

    ④予算を出す： 全体の予算と従業員1人あたりの予算を設定し、支出の負担を明確にする。

    ⑤参加者数の確認： 旅程と予算が決まったら、参加者数を確認し、団体料金の適用を検討する。

●3ヶ月から2ヶ月前にやること：

    ①旅行代理店から見積もりを取る： 日程・予算・参加者数を元に複数の旅行代理店に問い合わせて、プランと見積もりを取得する。

    ②旅行代理店の決定： 複数の見積もりを比較し、目的や予算に合った旅行代理店を選定する。

●2ヶ月から1ヶ月前にやること：

    ①旅行代理店へ相談・プランの確定： 旅行代理店との打ち合わせを通じて、具体的なプランを詰め、最終的なプランを確定させる。

    ②案内状の作成・配布： 旅行の詳細をまとめた案内状を作成し、従業員に配布し、参加の確認を取る。

    ③参加者数の確定： 配布された案内状をもとに参加者数を確定させ、見積もりの修正が必要ならば対応する。

●1ヶ月前からやること：

    ①支払い・保険加入： 最終的な見積もりが確定したら、旅行代理店へ支払いを行い、必要であれば旅行保険に加入する。

   ② 企画の準備： 旅行当日のイベントやレクリエーションの準備を進める。

   ③ しおりの作成・配布： 社員旅行についてまとめたしおりを作成し、参加者に配布する。

●社員旅行前日にやること：

    ①参加者への最終確認： 集合時間や持ち物などについての最終確認を行い、緊急時の連絡先を通知する。

●社員旅行当日にやること：

    ①幹事としての挨拶・集合時間の周知： 出発前に幹事から挨拶をし、集合時間や注意事項を再度周知する。

    ②イベントの進行： 旅行中のイベントやレクリエーションの進行を担当し、スケジュール通りに進める。

どうでしょう？

結構大変そうだと思われたのではないでしょうか？

旅行会社に依頼する場合でも上記のようにたくさんの準備が必要です。

少しでも幹事さんの負担を低減するためには、団体旅行に慣れた旅行会社選びが大事です。

ぜひ「研究所」を名乗るトラベル・オーダーへご相談くださいませ！